NHỮNG KINH NGHIỆM CẦN BIẾT KHI QUYẾT TOÁN THUẾ

Quyết toán thuế là công việc bắt buộc, không mong đợi của tất cả doanh nghiệp vì thường bị cơ quan thuế kiểm tra phát hiện lỗi để xử lý vi phạm hành chính, truy thu thuế. Kế toán cần phải chuẩn bị rất nhiều tài liệu, chứng từ sổ sách giải trình với cơ quan thuế. Đại lý thuế VN-TAX xin gửi đến bạn đọc bài viết kinh nghiệm cần biết khi quyết toán thuế tại đây nhé.

 Những lưu ý khi quyết toán thuế tại doanh nghiệp

* Kê khai thuế GTGT

Chỉ kê khai thuế khi có hóa đơn gốc (nếu là mua hàng trong nước) hoặc giấy nộp thuế gốc (nếu là hàng nhập khẩu).

Dựa vào giấy nộp thuế để kê khai hàng nhập khẩu, chứ không dựa vào tờ khai hải quan.

Khi kê khai xong, nộp báo cáo thuế rồi thì kết xuất tờ khai ra file Excel lưu lại luôn vào 1 folder, sau này khi quyết toán sẽ cần dùng đến.

* Hàng hóa

Doanh nghiệp chi phối hàng hóa dùng cho nhiều mục đích khác nhau: Hàng xuất bán, tiêu dùng nội bộ, cho biết làm quà tặng,… khi xuất hóa đơn cần phải xuất có hóa đơn đầy đủ hết. Vì nhiều trường hợp doanh nghiệp xuất hàng khuyến mãi, cho tặng nhân viên công ty không xuất hóa đơn, nhưng sau khi cơ quan thuế kiểm tra lại yêu cầu xuất trình và giải thích lý do vì sao không xuất hóa đơn. Lúc này doanh nghiệp phải lo lắng giải quyết hóa đơn sẽ rất khó khăn.

1. a) Trường hợp quyết toán thuế với hàng bảo hành

Đối với hàng bảo hành doanh nghiệp xuất bán để giao cho khách hàng thì vẫn nên xuất hóa đơn tiêu dùng nội bộ trong công ty. Trường hợp doanh nghiệp không được xuất hóa đơn cần có các loại phiếu bản hành và biên bản bàn giao.  Kế toán xuất hóa đơn cho công ty mình để kê khai VAT đầu ra, đầu vào như bình thường , chắc chắn không bị bắt bẻ.

1. b) Đối với hàng tồn kho và doanh nghiệp cần thanh lý vì không thể bán được ra ngoài thị trường: Thì doanh nghiệp phải thực hiện theo quy trình đã được thanh lý thì mới đươc ghi nhận giá vốn và vẫn phải xuất trình hóa đơn ghi nhận là bán hàng bị lỗ.
2. c) Đối với hàng hóa xuất kho nhưng chưa viết hóa đơn ở thời điểm thanh toán sau đó mới viết lại hóa đơn ở thời gian sau, có nghĩa là thời điểm xuất hóa đơn khác cần phải soát lại, ghi chú ra, hóa đơn nào đi với phiếu xuất kho nào, có khớp chưa?

Trường hợp hóa đơn xuất không khớp cần tìm hiểu rõ nguyên nhân và tìm cách sử lý vì cơ quan thuế sẽ phạt nặng tội này mà doanh nghiệp rất khó giải thích khi bị phát hiện sai pham.

* Lưu ý về chi phí lãi vay khi quyết toán thuế

Trường hợp công ty có vay vốn ngân hàng thì sẽ không được để tồn quỹ tiền mặt cao nhất ở thời điểm ngân hàng giải ngân. Nếu kế toán để tồn quỹ tiền mặt quá cao thì phải làm phiếu chi để chi ra bớt, nội dung thì cứ đề ra, như: chi phí marketing không có hóa đơn, chi phụ cấp, .…không có hóa đơn để giảm quỹ.

Doanh nghiệp thường tạo ra những khoản chi phí hợp lý nhưng cần ghi ra không có hóa đơn nhé, để sau này loại ra khi quyết toán thuế.

Vì nếu ở thời điểm doanh nghiệp vay ngân hàng ghi nhận tồn quỹ tại công ty lớn hơn số tiền đi vay thì sẽ không được tính chi phí lãi vay này vào chi phí hợp lý sẽ bị loại ra.

VD: Công ty tồn quỹ tiền mặt là 200 triệu, chi phí trả lương nhân viên là 140 triệu, trong tháng đó doanh nghiệp phải nhập tiền hàng để sản xuất hết 100 tiệu nên phải đi vay ngân hàng thì trường hợp này chi phí tiền lãi vay vẫn bị loại ra là vô lý nhưng theo quy định là như vậy.

– Lưu ý: Quỹ tiền mặt sẽ không được để âm tiền.

* Hạch toán với sổ phụ ngân hàng

Doanh nghiệp khi quyết toán thuế cần có đầy đủ sổ phụ ngân hàng gồm có: sổ phụ, giấy báo (nợ, có), chứng từ đi kèm (giấy nộp tiền, ủy nhiệm chi, lệnh chi…) nên chuẩn bị sao kê theo từng năm. Kế toán cần chuẩn bị sổ phụ ở dạng file cứng và cả file mềm được kết xuất trên Internet Banking để dễ kiểm tra, đối chiếu.

Đơn vị thuế sẽ kiểm tra theo sổ sách chứng từ bản sao nếu có nghi vấn cần xác thực cái gì thì họ mới tìm bản gốc. Trường hợp doanh nghiệp phát hiện thiếu xót chứng từ nên cần kiểm tra lại để bổ sung chứng từ còn thiểu, nếu để đơn vị thuế phát hiện thiếu sẽ bị kiểm tra và phạt tiền thuế.

* Lưu ý về những hóa đơn doanh nghiệp đã hủy

Trên quyển hóa đơn doanh nghiệp phải liệt kê ra những hóa đơn đã hủy xem có bao nhiêu số đã được hủy cần phải note lại để khi tìm là nhận ra ngay đồng thời làm ngay file Excel thống kê đề phòng cơ quan thuế cần xem tới khi quyết toán.

Đếm số hóa đơn hủy: Doanh nghiệp phải đếm lại những hóa đơn đã hủy, kiểm tra lại tình trạng xem có sai sót gì không.Nếu doanh nghiệp không có biên bản hủy hóa đơn sẽ bị phạt hành chính.

Với hóa đơn đã hủy ở liên thứ 2 mà khách hàng trả về thì phải dán lại vào cuốn ở hóa đơn, gạch chéo rồi làm biên bản hủy hóa đơn vào ngay sau, để kế toán kiểm tra có ngay.

 * Lưu trữ hóa đơn đầu vào

Những kinh nghiệm cần lưu ý khi lưu trữ hóa đơn đầu vào, đầu ra theo từng cuốn sổ sách. Nếu doanh nghiệp đặt in hóa đơn đã được đánh số và hóa đơn thì doanh nghiệp tự đánh số thứ tự cuốn theo trình tự sử dụng và cả thời gian sử dụng của hóa đơn.

VD: khi dùng hết cuốn số 1, ngày xuất hóa đơn trong đó từ 01/01/2015 – 31/01/2015, thì làm cái nhãn thế này rồi dán bên ngoài luôn để dễ tìm kiếm khi cần hóa đơn.

Đối với hóa đơn đầu vào phải đục lỗ và đóng bìa thành từng quyển, sắp xếp lại theo từng tháng, quý khi kê khai thuế ở tờ khai GTGT. Cẩn tổng hợp cả trên file Excel để khi bạn tìm 1 tờ hóa đơn ở dòng số mấy trên tờ khai thuế, thì đếm số tờ hóa đơn sẽ ra ngay. Quý nào có tờ khai quý đó.

Cần in thêm vào số cái TK133 đã được hạch toán để khớp với bảng kê doanh nghiệp mua vào làm căn cứ đối chiếu bảng kê mua vào bán ra, các số dư phát sinh khi báo cáo thuế luôn.

Hóa đơn được phép đục lỗ để lưu trữ nhé, chỉ cần không được quá sai phạm nghiêm trọng còn những lỗi nhỏ như viết mờ, thiếu chữ có bị sao nếu thiếu may mắn doanh nghiệp mới bị kiểm tra còn không thì thường khi bạn chuẩn bị đủ chứng từ vì thông thường cơ quan thuế làm việc trên file mềm trước. (chính là bảng kê đầu vào) khi nào có nghi vấn gì đó, thì họ mới kiểm tra hóa đơn gốc thôi.

* Lưu ý khi quyết toán với hóa đơn có giá trị lớn hơn 20 triệu

Với hóa đơn trên 20 triệu thì phải chuyển khoản, doanh nghiệp cần photo thêm Ủy nhiệm chi thanh toán bấm chung vào hóa đơn hoặc là ghi chú lại hóa đơn nào thanh toán ngày nào cũng được

Lưu ý: Khi viết thông tin cần làm là “UNC chuyển tiền từ tài khoản công ty mua sang tài khoản công ty bán” . Tuyệt đối không được ghi giấy nộp tiền vào tài khoản ngân hàng người bán vì sẽ bị loại ra khỏi chi phí.

Đối với hóa đơn thanh toán có giá trị lớn hơn 20 triệu cần phải có UNC sẽ bị cơ quan thuế kiểm tra nên bạn cần chuẩn bị đầy đủ để tránh trường hợp thanh tra thuế cần tới thì phải có ngay.

Trường hợp hóa đơn thanh toán trên 20 triệu nếu không thanh toán qua ngân hàng mà để khấu trừ công nợ với nhà cung cấp thì phải có “biên bản cấn trừ công nợ” ký tên xác nhận giữa 2 bên.

* Lưu ý đối với hàng hóa phi mậu dịch

Đối với hàng hóa phi mậu dịch do NCC cho, biếu, tặng để làm mẫu, ta không mất tiền mua, không thanh toán mà chỉ tốn tiền nộp thuế NK, thuế GTGT và chi phí vận chuyển nhận hàng về.

Thuế GTGT sẽ được khấu trừ, nếu hàng đó dùng để kinh doanh, nhưng vẫn có nhiều trường hợp hàng hóa phi mậu dịch ở trường hợp này không bị khấu trừ thuế GTGT.

Kinh nghiệm xử lý với hàng hóa phi mậu dịch chỉ nên đăng ký nhập kho mà không xuất hóa đơn làm gì.

* Xử lý hóa đơn mua hàng của công ty bỏ trốn khi quyết toán thuế

Nếu không may công ty bạn dính phải hóa đơn với công ty bỏ trốn thì thiệt hại là: loại thuế GTGT đầu vào, bị loại khỏi chi phí hợp lý, phạt hành chính, chậm nộp thuế. Ngoài ra bị phạt về hành vi gian lận, trốn thuế, tùy vào mức độ nghiêm trọng.

Nếu bị dính vào công ty bỏ trốn mà phát hiện sớm, thì điều chỉnh lại BCTC, tự loại ra trước thì thiệt hại sẽ ít hơn đừng để cơ quan thuế sờ ra mới biết thì sẽ không kịp xoay sở.

Nếu công ty bị phạt thì mức phạt nặng nhất chiếm 70% số tiền thiệt hại, vừa bị truy thu thuế GTGT + TNDN, vừa bị phạt chậm nộp, vừa bị phạt hành chính.

 * Những điều cần biết khác khi quyết toán thuế TNDN

Trường hợp doanh nghiệp quyết toán tiền lương tháng 13 và thưởng tết trong năm đó sẽ không được tính vào chi phí hợp lý vì theo cách tính của cơ quan thuế là doanh nghiệp bị lỗ thì không được có những chi phí này, tuy nhiên đây là yếu tố mang tính tùy biến với mỗi đơn vị thuế.

Chi phí quà tặng cho khách hàng bị loại ra, thì chi phí của nhân viên khi đi tặng quà cũng sẽ bị loại. Như vậy khi hạch toán chi phí quyết toán thuế không nên ghi là đi tặng quà chỉ cần ghi là đi công tác sẽ được tính vào chi phí được trừ.

Làm rõ những phí khấu hao tài sản cố định cần phải có File phân bổ chi tiết để khi cơ quan thuế kiểm tra sẽ không bị loại.

* Hướng dẫn hạch toán đầy đủ những loại chi phí khác

Khi quyết toán thuế doanh nghiệp cần phân biệt rõ ràng đầu là chi phí hợp lý hay không hợp lý để biết được khi loại ra những chi phí không hợp lý luôn.

Với những khoản chi không có hóa đơn  thì mình ghi rõ ra luôn là “Chi… không có hóa đơn”, hoặc “Chi…có hóa đơn nhưng không hợp lệ”.

Trên đây là những lưu ý cần biết khi quyết toán thuế tại doanh nghiệp mà bạn cần biết. Hy vọng, với những phương pháp này Đại ý thuế VN-TAX sẽ giúp bạn chuẩn bị đầy đủ hơn khi quyết toán thuế tại doanh nghiệp.

Đại lý thuế VN-TAX chúc bạn thành công!