HƯỚNG DẪN XỬ LÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ LẬP SAI THEO THÔNG TƯ 32/2011/TT-BTC

Xử lý hóa đơn điện tử lập sai theo Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính

Khi lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể xảy ra nhiều những sai sót không đáng có và cần có một cách xử lý tối ưu. Và xử lý khi lập sai hóa đơn điện tử được chia làm hai trường hợp như sau:

Thứ nhất, hóa đơn điện tử đã được lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng

Trong trường hợp hóa đơn điện tử của doanh nghiệp đã lập và gửi cho người mua nhưng bên bán chưa giao hàng hay cung ứng dịch vụ. Hoặc trong trường hợp hóa đơn điên tử đã lập và gửi cho bên mua mà người bán và người mua chưa thực hiện kê khai thuế, nếu phát hiện được sai sót thì chỉ được hủy hóa đơn khi có sự đồng ý và có xác nhận của 2 bên.

Khi thực hiện hủy hóa đơn có hiệu lực cần thực hiện theo đúng thời hạn của hai bên đã tham gia thỏa thuận và xác nhận. Hóa đơn điện tử đã được 2 bên hủy phải lưu trữ lại nhằm phục vụ mục đích tra cứu của cơ quan có thẩm quyền.

Tiếp theo, khi bên bán thực hiện lập một hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã hủy theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua thì trên hóa đơn điện tử mới đó cần phải có chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, có ký hiệu, gửi ngày tháng năm cụ thể và rõ ràng.

Thứ hai, hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho bên mua, đã giao hoặc đã cung cấp dịch vụ

Một trường hợp khác đó là hóa đơn đã được lập và gửi cho bên mua, đồng thời đã giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Cùng với đó, bên bán và bên mua đã thực hiện kê khai thuế rồi mới phát hiện hóa đơn bị sai sót.

Khi đó, bên bán và bên mua cần phải lập một văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên và ghi rõ những sai sót. Bên cạnh đó, bên bán cần thực hiện lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

Đối với hóa đơn lập để điều chỉnh những sai sót cần đảm bảo ghi rõ những sai rõ những điều chỉnh như (tăng, giảm) số lượng về hàng hóa, giá bán, thuế suất giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số…, ký hiệu…

Căn cứ vào hóa đơn điện tử điều chỉnh đó, bên bán và bên mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Đặc biệt, hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)

Các hình thức lập và gửi hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Các hình thức lập hóa đơn điện tử: lập hóa đơn điện tử là một hoạt động thiết lập một cách đầy đủ những thông tin theo quy định khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trên định dạng hóa đơn điện tử đã được xác định. Theo đó, lập hóa đơ điện tử có những hình thức dưới đây.

– Hình thức người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán;

– Hình thức người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cấp giải pháp hóa đơn điện tử nhằm khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.

Theo đó, có hai hình thức bên bán thực hiện lập hóa đơn điện tử có thể lựa chọn hai hình thức lập hóa đơn điện tử này.

Các hình thức gửi hóa đơn điện tử: khác với cách gửi hóa đơn truyền thống giấy hóa đơn điện tử có những hình thức gửi hóa đơn linh hoạt và đem đến nhiều lợi ích. Đối với, hóa đơn điện tử có 2 hình thức gửi hóa đơn điện tử sau.

– Hình thức gửi hóa đơn điện tử trực tiếp: bên bán hàng hóa, cung ứng dich vụ thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của người bán, ký điện tử trên hóa đơn và chuyển trực tiếp đến hệ thồng của người mua theo cách thức truyền và nhân mà đã thỏa thuận của hai bên từ trước.

Trong trường hợp, người mua hàng là một đơn vị kế toán thì bên mua sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và chuyển hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử của cả hai bên cho người bán theo cách thức truyển nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên từ trước đó.

– Hình thức gửi hóa đơn điện tử qua đơn vị trung gian là tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cho bên bán: với hình thức này bên bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thực hiện bằng cách truy cập vào hệ thống lập hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử đã cung cấp hoặc bên bán hàng hóa chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử để gửi cho bên mua vào hệ thống của đơn vị trung gian nhằm gửi cho người mua hóa đơn điện tử đã có chữ ký điện tử của người bán thông qua hệ thống của đơn vị trung gian.

Trong trường hợp, người mua là đơn vị kế toán, khi đã nhận được hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của người bán thì đơn vị kế toán thực hiện ký điện tử trên hóa đơn vừa nhận được rồi gửi cho người bán hóa đơn điện tử có đủ chữ ký thông qua hệ thống của đơn vị trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

Sử dụng hóa đơn điện tử đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp từ việc tiết kiệm chi phí, thời gian cho doanh nghiệp cũng như những thao tác trong nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp. Sử dụng hóa đơn điện tử đơn giản hóa việc gửi hóa đơn của doanh nghiệp đến khách hàng.

Doanh nghiệp có thể gửi hóa đơn điện tử đến khách hàng thông qua sms, email… và khách khách hàng có xem hóa đơn trực tiếp qua điện thoại hoặc tablet.

Trên là hướng dẫn xử lý khi lập sai hóa đơn điện tử theo quy định của Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính. Đồng thời, VN-TAX cũng giới thiệu đến những doanh nghiệp chưa sử dụng hóa đơn điện được biết về sự tiện ích trong việc gửi hóa đơn khi sử dụng hóa đơn điện tử.