Thời đại công nghệ hiện nay đang dần xóa đi khoảng cách về địa lý, tạo điều kiện thúc đẩy hợp tác kinh doanh giữa các doanh. Chính vì vậy, chữ ký số đã ra đời để giúp các doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian, công sức trong các giao dịch với ngân hàng, cơ quan hành chính,… Hãy cùng Đại lý thuế VN-TAX tìm hiểu chữ ký số là gì?

1, Chữ ký số là gì:

• Chữ ký số là dạng chữ ký điện tử, dựa trên công nghệ mã hóa công khai. Nó đóng vai trò như chữ ký đối với cá nhân hay con dấu đối với doanh nghiệp và được thừa nhận về mặt pháp lý. Mỗi tài khoản sử dụng đều có một cặp khóa bao gồm: Khóa Công khai và Khóa Bảo mật. Khóa Công khai dùng để thẩm định Chữ ký số, xác thực người dùng của Chữ ký số. Khóa Bảo mật dùng để tạo Chữ ký số. Hiện nay, các doanh nghiệp coi Chữ ký số như một công nghệ xác thực, đảm bảo an ninh, đảm bảo an toàn cho giao dịch qua internet, nó giải quyết toàn vẹn dữ liệu và là bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã ký, giúp doanh nghiệp yên tâm với giao dịch của mình. Việc áp dụng Chữ ký số đã giảm thiểu chi phí công văn giấy tờ theo lối truyền thống, giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong hành lang pháp lý, giao dịch qua mạng với Cơ quan Thuế, Hải quan, Ngân hàng điện tử,…
• Chữ ký số dựa trên công nghệ mã khóa công khai (RSA): mỗi người dùng phải có 1 cặp khóa (keypair) bao gồm khóa công khai (public key) và khóa bí mật (private key).
  + “Khóa bí mật” là một khóa trong cặp khóa thuộc hệ thống mật mã không đối xứng, được dùng để tạo chữ ký số.+ “Khóa công khai” là một khóa trong cặp khóa thuộc hệ thống mật mã không đối xứng, được sử dụng để kiểm tra chữ ký số được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa.+ “Ký số” là việc đưa khóa bí mật vào một chương trình phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu.+ “Người ký” là thuê bao dùng đúng khóa bí mật của mình để ký số vào một thông điệp dữ liệu dưới tên của mình.+ “Người nhận” là tổ chức, cá nhân nhận được thông điệp dữ liệu được ký số bởi người ký, sử dụng chứng thư số của người ký đó để kiểm tra chữ ký số trong thông điệp dữ liệu nhận được và tiến hành các hoạt động, giao dịch có liên quan.

2, Lợi ý của chữ ký số:

• Việc ứng dụng chữ ký số giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí hành chính. Hoạt động giao dịch điện tử cũng được nâng tầm đẩy mạnh. Không mất thời gian đi lại, chờ đợi.
• Không phải in ấn các hồ sơ.
• Việc ký kết các văn bản ký điện tử có thể diễn ra ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời gian nào.
• Việc chuyển tài liệu, hồ sơ đã ký cho đối tác, khách hàng, cơ quan quản lý… diễn ra tiện lợi và nhanh chóng.

3, Ứng dụng của chữ ký số:

• Chữ ký số có thể sử dụng trong các giao dịch thư điện tử, các e-mail, để mua bán hàng trực tuyến, đầu tư chứng khoán trực tuyến, chuyển tiền ngân hàng, thanh toán trực tuyến mà không sợ bị đánh cắp tiền như với các tài khoản Visa, Master. Ngoài ra, Chữ ký số cũng có thể dùng để khai thuế qua mạng , khai báo hải quan và thông quan trực tuyến mà không phải mất thời gian đi in các tờ khai, đóng dấu đỏ của công ty rồi đến cơ quan thuế xếp hàng để nộp tờ khai này. Chữ ký số giúp cho các đối tác có thể ký hợp đồng làm ăn hoàn toàn trực tuyến không cần ngồi trực tiếp với nhau, chỉ cần ký vào file hợp đồng và gửi qua e-mail.

4, Thiết bị chữ ký số USB Token:

USB Token – là thiết bị phần cứng (USB) dùng để tạo ra cặp khóa công khai và bí mật cũng như lưu trữ thông tin của khách hàng.

a, Đặc điểm của USB Token:

• Lưu giữ khóa bí mật cũng như chứng thư số của thuê bao.
• Có khả năng lưu trữ lớn, tốc độ xử lý cao (32 bit).
• Thiết bị phù hợp với người dùng cá nhân và cơ quan sử dụng ký với lưu lượng vừa phải.

Mỗi USB Token có một số series duy nhất gồm 8 hoặc 10 ký tự ở mặt dưới của Token và được gắn duy nhất với một khách hàng. Khi nhấn nút trên Token một dãy các mã số ngẫu nhiên sẽ xuất hiện (gồm 6 chữ số hiện ra trên màn hình phía trên Token) và thay đổi liên tục trong một khoảng thời gian nhất định (30 giây hoặc 60 giây). Mỗi một mã số của USB Token chỉ có hiệu lực duy nhất đối với một giao dịch tại một thời điểm nhất định và mỗi khách hàng cụ thể. Chuỗi số được tạo ra theo thuật toán rất phức tạp mà cho đến nay chưa có trường hợp nào bẽ khóa thành công.

Hiện nay, có các nhà cung cấp dịch vụ Chữ ký số được Nhà nước cấp phép là VINA – CA, FPT, Viettel, VNPT, Bkav, Nacencomn,… Tùy theo nhà cung cấp Chữ ký số mà mã pin được cài đặt mặc định ban đầu. Ví dụ: với VINA-CA thì mã pin là 12345678, với VNPT thì mã pin là 12345678, với Viettel thì mã pin là viettel-ca,… Tuy nhiên, khi nhận bàn giao thiết bị USB Token, các bạn nên thay đổi mã pin để đảm bảo tính bảo mật của thông tin kinh doanh. Trong quá trình sử dụng, nếu nhập sai mã pin 5 lần, USB Token sẽ bị khóa. Các bạn cần liên hệ với Tư vấn Chữ ký số hoặc Nhà cung cấp Chữ ký số để được hỗ trợ setup lại mã pin mặc định cho doanh nghiệp mình tiếp tục sử dụng.